人力成本預(yù)算的編制與財務(wù)控制

企業(yè)的運營離不開員工的工作，業(yè)務(wù)部門進行客戶的維護和開發(fā)，技術(shù)部門進行系統(tǒng)的開發(fā)、升級和維護，營銷和市場部門通過各種渠道的推廣和投放來提升品牌的知名度、擴大產(chǎn)品的用戶群，財務(wù)、法務(wù)、人力資源部門則利用自身的專業(yè)知識輔助其他部門的運營，控制企業(yè)的經(jīng)營風(fēng)險。

為了確保各部門的員工都能夠在崗位上盡職盡責(zé)的工作， 企業(yè)就要支付給員工相應(yīng)的工資和獎金，為員工繳納社會保險，提供各種福利，產(chǎn)生的相關(guān)成本就是人力成本，也就是企業(yè)為了換取員工勞動所支付的對價。

人力成本預(yù)算在企業(yè)整體預(yù)算中是非常重要的部分，如果控制不當(dāng)會對企業(yè)發(fā)展產(chǎn)生制約。預(yù)算過于寬松會造成人員盲目無序擴張，壓低企業(yè)利潤；預(yù)算過于緊張會導(dǎo)致工作量超飽和，員工流動率上升，阻礙企業(yè)發(fā)展。

在人力成本預(yù)算編制和控制的過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)的問題是：這部分預(yù)算應(yīng)該由誰來編制?按照怎樣的思路編制預(yù)算?又怎樣控制才合理呢?

Q：人力成本預(yù)算不能由財務(wù)部編制

在討論人力成本預(yù)算編制的思路前，我認為先要明確兩個關(guān)鍵點。

第一是人力成本預(yù)算的編制一定是基于企業(yè)戰(zhàn)略的。企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略決定著業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)、資源配置等大框架，如果沒有明確的發(fā)展戰(zhàn)略，各部門都無法確定發(fā)展目標(biāo)以及相應(yīng)的人員需求，那么人力成本預(yù)算即使編制出來也很可能在后續(xù)的執(zhí)行中與現(xiàn)實脫節(jié)，成為單純的數(shù)字游戲。

第二是人力成本預(yù)算的編制是由各部門與人力資源部及財務(wù)部共同完成的，并非是財務(wù)部門的工作。由于期間涉及職級和薪資等敏感數(shù)據(jù)及保密數(shù)據(jù)，以及出于專業(yè)性的考慮，一些管理較為規(guī)范的企業(yè)都選擇由人力資源部門主導(dǎo)進行編制，財務(wù)部只能看到總額和按照一定維度進行拆解的數(shù)據(jù)，按照這些進行測算和審核。

一般人力成本預(yù)算編制的思路，總結(jié)起來大概分為三步：確定組織架構(gòu)、盤點人員存量、評估各部門需求來進行增量調(diào)整。

確定組織架構(gòu)

組織架構(gòu)是企業(yè)組織整體的結(jié)構(gòu)，是基于企業(yè)管理要求及業(yè)務(wù)模式等多種因素影響下，在企業(yè)內(nèi)部組織資源、搭建流程、開展業(yè)務(wù)、落實管理的基本要素。

企業(yè)需要依據(jù)戰(zhàn)略規(guī)劃來調(diào)整組織架構(gòu)，明確的組織架構(gòu)決定了部門的設(shè)置及權(quán)責(zé)分工，劃分了管理線條以及各層級的控制權(quán)限，清晰的脈絡(luò)有助于減少人力資源的浪費。

例如相對集權(quán)的組織架構(gòu)，對于關(guān)鍵性的環(huán)節(jié)會采取集團統(tǒng)一管理和控制，在規(guī)范化的同時，降低其中存在的風(fēng)險，同時通過整合人力資源來提升工作效率，降低人力成本。最常見的就是財務(wù)共享中心，將財務(wù)這個關(guān)鍵部門集中進行管理，取消集團內(nèi)各公司獨立的財務(wù)部門，將財務(wù)權(quán)限收歸集團所有。建立財務(wù)共享中心后，通過資源整合，財務(wù)人員的復(fù)用率增加，工作飽和程度提高，部門員工數(shù)量下降，人力成本有所降低，財務(wù)規(guī)范性增強，財務(wù)風(fēng)險得以控制。

現(xiàn)有人員盤點

在組織架構(gòu)確定后，各部門的工作內(nèi)容和職責(zé)可能會有所變化，這樣就需要根據(jù)新的部門定位以及工作要求進行現(xiàn)有人員的盤點，也就是存量的復(fù)盤。

各部門需要進行部門工作量的評估，依據(jù)部門內(nèi)的分工來評價每個員工的工作飽和度，也可以按照新的工作內(nèi)容和要求重新進行員工工作的分配和調(diào)整，避免工作過于集中造成的關(guān)鍵崗位人員流失。

評估也需要結(jié)合員工個人的績效考評結(jié)果，如果考評結(jié)果不理想，就需要考慮員工是否適合這個崗位，是否考慮調(diào)崗或是人員替換。

現(xiàn)有人員的存量盤點主要目的是讓各部門負責(zé)人清楚部門內(nèi)部的真實情況，需要人力資源部與相應(yīng)的部門負責(zé)人共同商討來合理進行評價，避免過高或過低的估計存量。

增量的預(yù)期和調(diào)整

在完成現(xiàn)有人員的盤點后，各部門負責(zé)人都會對部門目前的狀況有清晰的了解，同時也可以知道未來企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃下，部門的目標(biāo)與現(xiàn)有狀況的差距，各部門負責(zé)人會針對這種差距來編制相應(yīng)的人員需求。

假設(shè)現(xiàn)有一個銷售部門，有高級銷售2名、中級銷售3名、初級銷售5名，全年完成收入3000萬元，按照企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃，明年部門的銷售收入目標(biāo)為5000萬元，銷售部門負責(zé)人需要思考現(xiàn)有的人員是否能夠支撐目標(biāo)完成?如果不能支撐，那么需要招聘幾名銷售才能確保完成目標(biāo)?

通過現(xiàn)有人員的盤點，高級銷售目前已經(jīng)沒有精力再拓展新客戶，中級銷售中有1人通過績效考評，可以提升職級到高級銷售，初級銷售中有3人需要進行淘汰。每個高級銷售平均可以提供500萬年收入，每個中級銷售平均可以提供300萬年收入，每個初級銷售平均可以提供180萬年收入。依據(jù)不同級別銷售人員底薪不同，在考慮部門成本增加的同時，考慮招聘何種職級的銷售人員才能確保部門利潤最大化。

部門提出的招聘需求和人員裁剪替換的需求，越明細越有助于人力成本預(yù)算的編制。最理想的情況就是能夠明確需要招聘哪些職級的人員、需要替換和裁剪部門哪些人、人員變動對應(yīng)的時間計劃。

清晰的人員需求和計劃有助于人力資源部對于部門的人員需求是否合理進行評估，這種評估是基于人力資源部門的專業(yè)性以及對于業(yè)務(wù)的理解程度。人力部門充分理解業(yè)務(wù)，才能判斷部門提出的需求是否合理，業(yè)務(wù)部在上報人員需求的時候，通常會有一些夸大或虛增的水分，人力部門不了解業(yè)務(wù)，就無法擠出水分，最終會導(dǎo)致企業(yè)人員的盲目增加，人力成本上升擠壓企業(yè)利潤。

存量的盤點和增量的調(diào)整，形成了各部門的人員清單，人力資源部按照清單，結(jié)合人力成本歷史數(shù)據(jù)以及新增需求的預(yù)計數(shù)據(jù)，最終形成了人力成本預(yù)算。

Q：財務(wù)角度的審核和控制

增長率控制

人員的增加如果帶來工作效率的下降，那么冗余人員就會為企業(yè)增加成本負擔(dān)，同時效率下降會伴隨著懶散的工作氛圍，或者部門內(nèi)部分工不均衡，造成部門內(nèi)部或部門之間的矛盾，導(dǎo)致員工流失率增加。

所以財務(wù)在進行人力成本預(yù)算審核的時候，可以考察人力成本增長率與收入增長率的關(guān)系，人力成本增長率一定是低于收入增長率的，收入增長10%并不意味著人力成本一定增長10%，除非是勞動密集型產(chǎn)業(yè)，企業(yè)利用人力服務(wù)直接換取收入。也可以考察人均營業(yè)收入或是人均利潤，如果相比上一年度有下降，就意味著人員工作效率的降低，需要與相關(guān)部門以及人力資源部門進行討論修改。

在考察人力成本增長時，還需要關(guān)注與人員直接相關(guān)的其他成本是否隨之調(diào)整，這部分很可能因為各部門之間的信息差而被忽略。例如人員增加可能會要求企業(yè)更換更大的辦公場地，這樣房租、物業(yè)以及水電費、新辦公場所的裝修費、新增人員需要配置的辦公設(shè)備、辦公用品等相應(yīng)費用都會增加，在編制預(yù)算時需要進行考慮。

人力成本拆分

基于與收入變動的關(guān)系，人力成本也可以拆分為變動成本和固定成本。與收入直接掛鉤的銷售提成和績效獎金等，可以劃分為變動成本，銷售底薪以及其他薪資固定的部門，人力成本都屬于固定成本。

變動成本的部分需要按照相應(yīng)的提成及績效制度來進行測算，確定一個平均的比例，按照這個比例來評估預(yù)算數(shù)據(jù)是否合理。固定成本部分一般是與上年數(shù)據(jù)進行對比，考慮人員平均薪資的增長率，如果增長率過高，需要和人力部門討論是否存在不合理的人員結(jié)構(gòu)，比如招聘了過多高職級人員導(dǎo)致平均薪資大幅度增長。

對于業(yè)務(wù)性質(zhì)的部門，還需要考慮固定成本與變動成本之間的比例，特別是對于銷售人員。如果底薪過高，會給企業(yè)帶來過大的成本壓力，同時提成過低會打擊銷售人員的工作積極性，無法為企業(yè)拓展更多的客戶，反之底薪過低提成較高，可能無法吸引到具有一定專業(yè)能力的銷售人員入職，也可能會導(dǎo)致現(xiàn)有人員的流失，所以需要財務(wù)和人力資源部協(xié)同來測算合理的比例。

劃分出固定成本和變動成本，財務(wù)也可以按照企業(yè)的業(yè)務(wù)模式來搭建本量利模型，根據(jù)目標(biāo)利潤率來反向推算人力成本預(yù)算的總額。但這樣反向推算出來的數(shù)據(jù)只能作為參考，并不能以此為標(biāo)準(zhǔn)來強制各部門調(diào)整人力預(yù)算。

如果以財務(wù)測算的數(shù)據(jù)為基準(zhǔn)來要求業(yè)務(wù)部門調(diào)整，預(yù)算大概率會脫離實際，沒有考慮到業(yè)務(wù)部門發(fā)展的實際需求，引發(fā)業(yè)務(wù)部門和財務(wù)部之間的矛盾，所以測算數(shù)據(jù)只能作為參考，實際上還是要通過與各部門以及人力資源部的溝通來評判人力成本預(yù)算的合理性。

對于中小企業(yè)或是初創(chuàng)企業(yè)來說，因為人力資源部人員的專業(yè)水平限制，可能無法承擔(dān)編制人力成本預(yù)算的工作，這時具體的編制工作可以考慮由財務(wù)部進行主導(dǎo)，但整個編制的過程還是需要人力資源部輔助進行，與其他部門針對人員需求進行充分的研究和討論。避免財務(wù)閉門造車，讓預(yù)算淪為數(shù)字游戲，失去管控的意義。

之所以寫這篇文章，是因為之前有人問過我能否用本量利模型來推算企業(yè)人力成本的總額，我的答案和文章中想表達的是一致的。財務(wù)可以推算，但是結(jié)果不能作為標(biāo)準(zhǔn)，而僅僅是一種參考。人力成本需要結(jié)合業(yè)務(wù)的現(xiàn)狀以及發(fā)展的需求來預(yù)測，這個過程需要幾個部門反復(fù)的探討、通力合作，得到大家的共同認可才能夠執(zhí)行。僅僅是財務(wù)模型測算的數(shù)據(jù)，既不能滿足業(yè)務(wù)需求，也缺少落地執(zhí)行的條件，最終只是一個無意義的數(shù)字。