費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)中必須注意哪些要點(diǎn)

費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)是一項(xiàng)不被重視的重要工作。不被重視是因?yàn)樗?guī)范化高、簡(jiǎn)單重復(fù)，重要是因?yàn)樗嫉綍?huì)計(jì)憑證量的70%以上。在實(shí)際報(bào)銷(xiāo)時(shí)，會(huì)計(jì)往往會(huì)遇到這些問(wèn)題， 報(bào)銷(xiāo)管理有哪些規(guī)定?費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)要注意哪些要點(diǎn)?

報(bào)銷(xiāo)管理規(guī)定

1、除必須預(yù)支的費(fèi)用外，員工可以先墊付相關(guān)費(fèi)用，后向公司報(bào)銷(xiāo)，且必須在發(fā)生費(fèi)用的當(dāng)月報(bào)銷(xiāo);所有費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)首先須經(jīng)會(huì)計(jì)審核，再按有關(guān)權(quán)限和程序規(guī)定報(bào)批。

2、報(bào)銷(xiāo)費(fèi)用須填寫(xiě)《費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單》，因業(yè)務(wù)需要申請(qǐng)借款時(shí)須填寫(xiě)《借款申請(qǐng)單》，經(jīng)總經(jīng)理審批后，由財(cái)務(wù)部審核付款。

3、員工報(bào)銷(xiāo)所有超標(biāo)準(zhǔn)、超預(yù)算的費(fèi)用或借款，都必須有書(shū)面說(shuō)明，且必須再報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。

其它規(guī)定

1、所有借款必須在相關(guān)業(yè)務(wù)發(fā)生后兩周內(nèi)到財(cái)務(wù)報(bào)賬，超期欠款直接從經(jīng)辦人員的工資或費(fèi)用中扣除，原則上前款不清，后款不借。

2、禁止審批未經(jīng)事先申請(qǐng)批準(zhǔn)的超標(biāo)準(zhǔn)、超預(yù)算的費(fèi)用。

3、報(bào)銷(xiāo)票據(jù)應(yīng)為正規(guī)合法發(fā)票，白條一律不予報(bào)銷(xiāo);因公發(fā)生經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)需預(yù)付款時(shí)，由經(jīng)辦員工及時(shí)追回發(fā)票報(bào)賬;嚴(yán)禁使用假發(fā)票，所有發(fā)票原件不得涂改，確需更正的，更正處需由更正單位加蓋公章。

4、報(bào)銷(xiāo)單據(jù)填寫(xiě)規(guī)范要求：

1) 相關(guān)項(xiàng)目填寫(xiě)完整;

2) 用半角小數(shù)點(diǎn)，整數(shù)后用零補(bǔ)齊;

3) 金額大小寫(xiě)相符，所報(bào)費(fèi)用與發(fā)票金額相符;

4) 所有簽名應(yīng)清晰可辨認(rèn)。

5、報(bào)銷(xiāo)票據(jù)粘貼規(guī)范要求：

1)票據(jù)粘貼不能超過(guò)粘貼單，應(yīng)按時(shí)間順序粘貼以便于審核。

2)所有票據(jù)應(yīng)粘貼單據(jù)的左邊，實(shí)際報(bào)銷(xiāo)金額必須在單據(jù)右邊且不能被粘貼封住，票據(jù)較多且小時(shí)，可粘貼在幾張封底紙上，票據(jù)本身不能作為封底之用。

3)對(duì)于不合要求的《費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單》，財(cái)務(wù)部將不受理。

4)禁止拆單報(bào)銷(xiāo)，禁止代報(bào)費(fèi)用。

6、遇到以下情形財(cái)務(wù)部有權(quán)拒絕報(bào)銷(xiāo)：

1)有浪費(fèi)現(xiàn)象;

2)由于個(gè)人處理不當(dāng)使費(fèi)用增加;

3)由于個(gè)人的失職，使公司蒙受損失;

4)個(gè)人事先沒(méi)有按規(guī)定向主管上級(jí)申請(qǐng)審批或說(shuō)明情況;

5)未能提供合理解釋;

6)有欺騙行為。

費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)必看的5個(gè)要點(diǎn)

1、票據(jù)與實(shí)際業(yè)務(wù)吻合

這是費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)中最基本的常識(shí)知識(shí)，比如：小伙伴們?nèi)ゲ少?gòu)一批物料，按理應(yīng)該取得商品購(gòu)銷(xiāo)發(fā)票，但最后到財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)時(shí)使用的是接受服務(wù)的發(fā)票，這樣牛頭不對(duì)馬嘴，自然不允許報(bào)銷(xiāo)。

有的小供應(yīng)商沒(méi)有發(fā)票怎么辦?稅務(wù)局不會(huì)認(rèn)的，所以記得提醒小伙伴買(mǎi)東西前記得問(wèn)有沒(méi)有發(fā)票，沒(méi)發(fā)票就換一家吧。

2、附件能有力支撐費(fèi)用發(fā)生的真實(shí)性

附件與報(bào)銷(xiāo)單之間應(yīng)具有較強(qiáng)的邏輯性和關(guān)聯(lián)性，比如：報(bào)銷(xiāo)物料采購(gòu)款，后面的送貨單僅寫(xiě)了物料一批和總金額，沒(méi)有寫(xiě)明物料的用途、送貨人和收貨人也無(wú)簽字，財(cái)務(wù)人員在審核報(bào)銷(xiāo)單時(shí)根據(jù)這些現(xiàn)有的單據(jù)并不能判斷這筆采購(gòu)業(yè)務(wù)是否真實(shí)發(fā)生、有無(wú)存在舞弊的風(fēng)險(xiǎn)。

3、取得的發(fā)票類(lèi)別符合稅法要求

在這里給大家總結(jié)一下：水電費(fèi)、各類(lèi)外包服務(wù)費(fèi)、印刷費(fèi)、辦公費(fèi)、物料采購(gòu)費(fèi)用等可以使用專(zhuān)票報(bào)銷(xiāo)，但吃飯的發(fā)票、員工交通費(fèi)用發(fā)票、會(huì)所、KTV、酒吧、業(yè)務(wù)招待饋贈(zèng)禮品、為員工福利發(fā)生的發(fā)票等使用普票報(bào)銷(xiāo)即可。

4、涉及專(zhuān)票報(bào)銷(xiāo)盡可能價(jià)稅分離填寫(xiě)

提醒小伙伴，報(bào)銷(xiāo)過(guò)程中涉及到專(zhuān)票報(bào)銷(xiāo)的，在填寫(xiě)報(bào)銷(xiāo)單時(shí)將專(zhuān)票上的不含稅價(jià)和稅金分成兩行填寫(xiě)，這樣方便財(cái)務(wù)后期的賬務(wù)處理。

5、附件中文件表單符合內(nèi)部管理流程

這點(diǎn)要求至關(guān)重要，一定要告訴小伙伴們，很多費(fèi)用的報(bào)銷(xiāo)會(huì)牽扯到公司內(nèi)部幾個(gè)部門(mén)的專(zhuān)業(yè)意見(jiàn)，報(bào)銷(xiāo)事項(xiàng)在發(fā)生前應(yīng)取得這些內(nèi)部通過(guò)的審批意見(jiàn)。

比如：某項(xiàng)目發(fā)生土建改造，施工前肯定會(huì)對(duì)這個(gè)工程進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估通過(guò)才能進(jìn)行施工及后期的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)，那么在報(bào)銷(xiāo)時(shí)就需要附上該方案評(píng)估通過(guò)的文件，這樣財(cái)務(wù)人員審核時(shí)才能看到該工程的評(píng)估是符合公司內(nèi)部管理要求的，就可以放心的審核通過(guò)了。

當(dāng)然，這點(diǎn)要求是基于公司內(nèi)部管控延伸出來(lái)的，不同公司要求的標(biāo)準(zhǔn)會(huì)不一樣，一般來(lái)說(shuō)越是管理規(guī)范的公司，在這方面的要求會(huì)越嚴(yán)苛。